Überprüfung von Ausdrucken im Zuge der Entwicklungs- und Testphase einer Software 

 

Für eine Software, in der der Ausdruck von Daten eine wichtige Rolle spielt (z.B. in Form von Anschreiben, Berichten, Analysen, Statistiken, Diagrammen etc.) muss dieser Ausdruck in der Entwicklungs- und Testphase sowie im Support immer wieder erneut geprüft werden. Relevante Kriterien sind hierbei vor allem Inhalt, Formatierung und Reihenfolge der ausgedruckten Daten. Dies kann mit Hilfe des Druckauftragsmanagers komfortabel und effizient durchgeführt werden, ohne dass ein Ausdruck auf Papier oder in eine PDF-Datei erfolgen muss.

Hierzu reicht es aus einen geeigneten Druckertreiber (Typ 3) zu installieren, der mit einem ungenutzten Anschluss (z.B. LPT1) verbunden wird. Da kein Ausdruck auf Papier notwendig ist, wird der eigentliche Drucker zum installierten Druckertreiber nicht benötigt.

 

Vorteile im Vergleich zum Ausdruck auf Papier: 

  • Einsparung von Papier und Toner 
  • Weniger Verschleiß des verwendeten Druckers 

 

Vorteile im Vergleich zum Ausdruck auf einen PDF-Drucker: 

  • Es entsteht kein Datenmüll in Form von PDF-Dateien. 
  • Der Aufruf einer PDF-Datei durch den PDF-Viewer (z.B. Acrobat Reader) entfällt. 
  • Für die Überprüfung mehrerer aufeinanderfolgender Druckaufträge müssen diese nicht durch die Software des PDF-Druckers in eine PDF-Datei zusammengeführt werden. 
  • Die Überprüfung der Reihenfolge mehrerer aufeinanderfolgender Druckaufträge ist mit dem Druckauftragsmanager sofort ersichtlich und muss nicht über das "Durchscrollen/Durchblättern" einer PDF-Datei erfolgen. 

 

 

Aussortieren von falschen oder unzulässigen Ausdrucken vor dem eigentlichen Druck 

 

Zum Schutz vor unerlaubter Nutzung eines Druckers (z.B. private Ausdrucke auf Druckern, die nur zu beruflichen oder schulischen Zwecken zur Verfügung gestellt werden) können mit Hilfe des Druckauftragsmanagers alle Druckaufträge eines Druckers vor dem eigentlichen Druck auf Papier inhaltlich überprüft werden. So können unzulässige oder auch fälschlicherweise an den Drucker gesendete Druckaufträge vorab gelöscht werden, bevor sie am Drucker auf Papier ausgedruckt werden. Dieses Szenario muss natürlich individuell auf die Regeln des Datenschutzes angepasst werden. 

 

 

Vorabkontrolle und Anpassungsmöglichkeit vor dem eigentlichen Druck 

 

In vielen Situationen kann es sinnvoll sein, Druckaufträge vor dem eigentlichen Druck inhaltlich zu überprüfen, so dass keine fehlerhaften Druckaufträge unnötig auf Papier gedruckt werden. Mit dem Druckauftragsmanager ist diese Vorabkontrolle leicht 

durchführbar. Zudem können vor dem Druck noch Anpassungen vorgenommen werden, z.B. das Löschen einzelner Druckaufträge, das Filtern nach Besitzer oder Dokumentname oder über eine „Druckauswahl-Liste“ das Ändern der Reihenfolge der Druckaufträge oder die Auswahl nur bestimmter Seiten oder Seitenbereiche eines Druckauftrages. 



Aufbau einer Druck-Historie aller im System ausgedruckten Daten 

 

Im alltäglichen Arbeitsablauf - ob beruflich im Büro bzw. im Homeoffice oder im privaten Bereich - ist es oftmals notwendig, bereits ausgedruckte Unterlagen und Dokumente zu einem späteren Zeitpunkt erneut auszudrucken. Hierfür reicht es natürlich aus, das entsprechende Original einfach erneut zu drucken. Dies kann jedoch je nach Situation einen u.U. hohen Zeitaufwand bedeuten.

Folgende Beispiele verdeutlichen dies:


  • Das Original ist nicht mehr verfügbar und muss erneut beschafft bzw. aus dem Internet heruntergeladen werden.
  • Das Original ist nicht mehr oder nur schwer auffindbar, da der Speicherort nicht mehr bekannt ist.
  • Der Originalausdruck bestand nur aus Teilbereichen/Seitenbereichen eines umfangreichen Dokumentes. Die ausgedruckten Bereiche sind nicht mehr bekannt und müssen neu recherchiert und für den Druck selektiert und zusammengestellt werden.
  • Der Originalausdruck bestand aus dem Ausdruck einer Internetseite. Diese Seite existiert nicht mehr. Es muss eine ähnliche Seite recherchiert werden, um zumindest einen ähnlichen Ausdruck zu wiederholen.
  • Der Originalausdruck bestand aus dem Ausdruck einer Internetseite und führte erst nach mehrfachen Versuchen zu dem gewünschten Druckbild. Für einen erneuten Ausdruck muss das gewünschte Druckbild erneut eingestellt werden. Steht nicht mehr der gleiche Internetbrowser zur Verfügung wird die Einstellung des gewünschten Druckbildes u.U. zusätzlich erschwert.
  • Das Original wurde vor dem Druck noch manuell verändert und dies wurde im Original nicht gespeichert. Einzelne Bereiche oder Anmerkungen wurden hinzugefügt, andere Bereiche wurden entfernt bzw. geschwärzt. Sofern alle Änderungen überhaupt noch bekannt sind, müssen diese erneut vor dem Druck vorgenommen werden.
  • Das Original wurde im Kontext mit anderen Dokumenten gedruckt und soll auch genauso nachgedruckt werden. Der Kontext ist nicht mehr genau bekannt und muss erneut recherchiert werden. Die zugehörigen Dokumente sind evtl. auch nicht mehr verfügbar oder nicht mehr auffindbar und müssen neu beschafft werden.


Mit Hilfe des Druckauftragsmanagers lässt sich leicht in jedem System eine Druck-Historie erstellen. Mit einer solchen Druck-Historie kann - ähnlich wie bei einem E-Mail-Posteingang - zu jeder Zeit auf jeden beliebigen Druckauftrag zugegriffen werden, um diesen anzuzeigen oder erneut auszudrucken. Reihenfolge, Kontext und Druckbild sind sofort einsehbar und verfügbar.

Auch wenn ein Original nicht mehr verfügbar oder nicht mehr auffindbar ist, kann jeder Ausdruck - ob komplett oder nur einzelne Seiten - trotzdem sofort wiederholt werden. 

Ausdrucke aus dem Druckauftragsmanager entsprechen dabei immer exakt dem Originalausdruck aus der ursprünglichen Software, da der Druckauftragsmanager den im Betriebssystem gespeicherten Original-Druckauftrag verwendet, um diesen u.a. in der Vorschau anzuzeigen oder erneut auszudrucken.

D.h. alle im Druckauftragsmanager angezeigten Vorschau-Seiten sowie alle aus dem Druckauftragsmanager ausgedruckten Druckaufträge entsprechen immer exakt dem Originalausdruck!


Für den Aufbau der Druck-Historie ist lediglich die Installation und Einrichtung eines Druckertreibers (Typ 3) erforderlich. Anleitungen hierzu finden sich in der Hilfe des Druckauftragsmanagers. Ein entsprechendes Treiberpaket ist im Download-Bereich verfügbar. Alle Ausdrucke, die in die Druck-Historie aufgenommen werden sollen, werden dann nicht mehr direkt zum Ziel-Drucker gesendet, sondern in einem Zwischenschritt zuerst zum neu installierten Druckertreiber (Typ 3). Mit Hilfe des Druckauftragsmanagers können diese Druckaufträge dann auf beliebigen Ziel-Druckern ausgedruckt werden.


Folgende Abbildung verdeutlicht den Aufbau der Druck-Historie: 

Diese Vorgehensweise erfordert zwar einen zusätzlichen Zwischenschritt, hat aber den großen Vorteil, dass alle Ausdrucke jederzeit erneut eingesehen oder ausgedruckt werden können. 

Durch die regelmäßige Speicherung der Druck-Historie (z.B. monatlich) in einen Snapshot kann die Druck-Historie zusätzlich organisiert und in gewünschte Bereiche eingeteilt werden.



Sammeln und verwalten von Druckaufträgen, solange ein Drucker nicht zur Verfügung steht 

 

Sollte ein Drucker zeitweise nicht zur Verfügung stehen, können Druckaufträge im Druckauftragsmanager gesammelt und verwaltet werden bis auf den Drucker wieder gedruckt werden kann. Sollte ein Drucker langfristig nicht mehr zur Verfügung stehen, können alle Druckaufträge, die sich bereits im Druckauftragsmanager befinden, auf einen beliebigen anderen Drucker ausgedruckt werden. 

 


Sichern und archivieren von Druckaufträgen für eine beliebige Druckwiederholung auf beliebigen Rechnern und beliebigen Druckern zu jedem beliebigen Zeitpunkt 

 

Über einen „Snapshot-Modus“ können alle angezeigten Druckaufträge im Druckauftragsmanager in einem Snapshot gesichert werden. Dieser Snapshot kann zusammen mit den zugehörigen Snapshot-Dateien auf beliebige weitere Rechner kopiert werden, 

unabhängig von den dort vorhandenen Druckern. Mit dem Druckauftragsmanager kann der Snapshot dann wieder geöffnet werden und alle Druckaufträge können auf den jeweiligen vorhandenen Druckern erneut gedruckt werden. 

 


Zusammenstellung von Druckaufträgen oder Seitenbereichen 

 

Über eine „Druckauswahl-Liste“ können einzelne Druckaufträge, Seiten oder Seitenbereiche beliebig zusammengestellt und erneut ausgedruckt werden. Durch den Ausdruck auf einen PDF-Drucker ist zudem die individuelle Zusammenstellung einer PDF-Datei möglich. Ebenfalls kann eine solche Zusammenstellung mit bereits gespeicherten Snapshots kombiniert werden. 

 


Hilfe bei der Analyse und Statistik der Druckerauslastung und Druckernutzung 

 

Die Informationen des Druckauftragsmanagers über die Summe der Seiten aller Druckaufträge und die Summe der Größe aller Druckaufträge eines Druckers können bei der Ermittlung und Auswertung der Auslastung eines Druckers und der für den Ausdruck notwendigen Systemressourcen hilfreich sein. Zudem können Rückschlüsse gezogen werden aus welcher Software oder durch welchen Anwender wieviele Druckaufträge und Seiten generiert werden. 

 


Vergleich bzw. Gegenüberstellung unterschiedlicher Drucksituationen 

 

Durch die Möglichkeit den Druckauftragsmanager mehrfach zu starten, können beliebige Snapshots und beliebige aktuell im System verfügbare Druckaufträge untereinander miteinander verglichen werden. Dies kann für die Auswertung von Drucksituationen sinnvoll sein. 

 

 

 

Dies sind nur einige Beispiele für die Verwendung des Druckauftragsmanagers. Egal ob für Administratoren, Entwickler oder Anwender ist der Druckauftragsmanager natürlich vielseitig einsetzbar.